Cómo organizar los envíos de premios en una campaña gaming

1. Define las reglas y el proceso para elegir ganadores

Describe qué reto deben completar las personas, quién comprobará el resultado, cuántos premios hay y cómo se comunicará cada código de canje. Explica también las fechas, los requisitos de participación, las restricciones y qué ocurre si el premio deja de estar disponible. El organizador debe validar el reto; un código de canje no demuestra por sí solo que se haya completado.

Para conocer el flujo, consulta cómo LootReal prepara campañas para streamers y sus comunidades y para empresas gaming.

2. Confirma el premio y quién se encarga de cada etapa

Acordad quién aporta el producto, quién lo prepara, quién compra o genera la etiqueta y desde dónde se entregará al transportista. Si el premio es merchandising personalizado, confirma el diseño, las unidades, los plazos de producción y el embalaje antes de publicar una fecha. Si el organizador aporta su propio stock, comprueba que estará disponible y listo para la recogida.

3. Publica destinos y condiciones de entrega claras

Indica qué países tienen envío físico, si existen límites de dirección y quién asumirá el coste del transporte o los posibles cargos de importación. Comprueba con antelación que el servicio logístico cubre los destinos previstos y que dispones de la descripción, el origen, el peso y el valor que pudiera requerir un envío internacional.

Si un destino no admite el premio físico, define antes de abrir la campaña si ofrecerás una recompensa digital alternativa o si ese destino quedará excluido según las reglas publicadas.

4. Recoge solo los datos necesarios y en el momento adecuado

Evita pedir direcciones o correos en público durante un directo. Es preferible que la persona ganadora inicie el canje en un canal privado, verifique el acceso al email y aporte después los datos imprescindibles para la entrega. Antes de tratar datos reales, identifica quién es responsable del tratamiento, informa de los usos y destinatarios y acuerda qué datos necesita cada participante de la logística.

Estos son criterios operativos generales, no asesoramiento jurídico ni una garantía de cumplimiento del RGPD. Revisa las obligaciones aplicables a la campaña, los proveedores y los países de destino con asesoramiento adecuado.

5. Prepara el seguimiento y la atención de incidencias

Decide cómo se informará del estado del envío, qué canal atenderá dudas y cómo se resolverán direcciones incorrectas, retrasos, devoluciones o domicilios compartidos. Comprueba qué seguimiento ofrece el transportista elegido y evita prometer una fecha de entrega que no puedas confirmar.

Lista de comprobación antes de anunciar la campaña

• Reglas del reto, selección de ganadores, fechas y número de premios aprobados.
• Producto, unidades, personalización, embalaje y responsable de cada tarea confirmados.
• Países disponibles, costes, posibles cargos de importación y alternativa para otros destinos definidos.
• Proceso privado de canje, datos solicitados, información de privacidad y contactos de soporte preparados.
• Transportista, seguimiento, gestión de incidencias y plazos revisados.